GDPR-policy

GDPR - vår hantering av personuppgifter

Syfte
Som kund till Alebyggen eller som sökande till en av våra lägenheter så värnar vi om din integritet. Du ska kunna känna dig trygg när du anförtror oss dina personuppgifter. Därför har vi upprättat en policy där vi visar vilka personuppgifter vi hanterar och hur vi hanterar dem. Den utgår från gällande dataskyddslagstiftning och förtydligar hur vi jobbar för att ta tillvara dina rättigheter och din integritet. Lagen som ligger till grund för vår policy är EU:s dataskyddsförordning, GDPR som den 28/5–2018 ersatte (PUL) Personuppgiftslagen som har varit gällande sedan 1998.

Vårt syfte med den här policyn är att visa dig som kund till Alebyggen hur vi behandlar dina personuppgifter. Vad vi använder dem till. Vilka som får ta del av dem. Under vilka förutsättningar de används samt hur du kan ta tillvara dina rättigheter.

Bakgrund
Vi behandlar dina personuppgifter främst för att fullfölja våra förpliktelser mot dig. Vår utgångspunkt är att inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för våra ändamål, och vi strävar alltid efter att aldrig använda integritetskänsliga uppgifter.

All vår hantering av dina personuppgifter sker huvudsakligen internt inom Alebyggen och i första hand av vår personal för uthyrning, kundservice eller av våra kvartersvärdar. All personal inom Alebyggen har fått information om vad som gäller vid hantering av personuppgifter och vi har säkrat vår IT-miljö för att vara så skyddade vi kan vara mot eventuella personuppgiftsförluster. Vi behandlar personuppgifter med största försiktighet och säkerhet för att de inte ska hamna i orätta händer.

De gånger som vi anlitar en tredje part som utför arbeten hos är de informerade om hur de ska hantera personuppgifter om de kommer i kontaktmed dem. Det kan tex gälla en entreprenör som ska utföra något i din lägenhet, ett företag som kan tillhandahålla bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system.

Vilka personuppgifter behandlar vi?
Vi behandlar endast personuppgifter när vi har laglig grund. Vi behandlar inte personuppgifter i annat fall än när de behövs för att fullgöra förpliktelser enligt avtal och lag. Här följer exempel på de personuppgifterna vi behandlar om du är kund hos oss:
- Namn
Adress
E-postadress
Telefonnummer (både fastnummer och mobilnummer)
Telefonnummer till arbete
Eventuellt faxnummer
Personnummer
Kön
Titel
Användarnamn och lösenord till inloggning på vår hemsida (Mina sidor)
Eventuellt Fotografier
Autogiro eller andra bankrelaterade uppgifter
Uppgifter som du registrerade självmant och/eller frivilligt uppger
- Uppgifter som du själv publicerar, s.k användargenererat innehåll

När du anmäler intresse för att ställa dig i vår bostadskö hanterar vi också personuppgifter, de uppgifter som vi hanterar i det läget är:
- Namn
Adress
E-postadress
Telefonnummer (både fastnummer och mobilnummer)
Telefonnummer till arbete
Eventuellt faxnummer
Personnummer
- Användarnamn och lösenord för inloggning till Mina sidor på vår hemsida

Hur får vi tillgång till dina personuppgifter?
När du ställer dig i kö hos oss anger du själv dina uppgifter och ger oss tillstånd att enligt policy och GDPR rätten att hantera dem enligt denna policy. Du samtycker till behandling genom att acceptera våra allmänna villkor. När du samtycker till våra allmänna villkor samtycker du också till att vi behandlar dina personuppgifter.

Vi får också tillgång till dina personuppgifter på följande sätt:
- Uppgifter som du tillhandahåller oss direkt när du ställer dig i vår
  bostadskö
Uppgifter som vi får från offentliga register som vi kontrollerar när du
  har 
tillräckligt med poäng för att få möjlighet att få ett kontrakt på en
  lägenhet.
- Vi
 kontrollerar då intyg och uppgifter om inkomst, arbete eller
  andra 
personuppgiftsrelaterade uppgifter
Uppgifter som vi får när du kontaktar en av våra medarbetare
Uppgifter som vi får när du anmäler dig till nyhetsbrev och/eller andra
  utskick
- Uppgifter som vi får när du söker anställning hos oss, besöker oss eller på
  annat sätt 
tar kontakt med oss.

Vilka rättigheter har du?
Du har när som helst rätt att återkalla ditt samtycke att för oss hantera dina personuppgifter. Vi kommer då inte längre att behandla dina personuppgifter eller inhämta nya, under förutsättning att det inte behövs för att fullgöra våra skyldigheter enligt avtal eller lag. Tänk på att återkallelse av samtycke kan innebära att vi inte kan fullgöra de skyldigheter vi har i förhållande till dig.

Är du kund hos oss och bor i någon av våra lägenheter behöver vi ha tillgång till vissa av dina personuppgifter och kan således inte ta bort dessa. Vill du tas bort ur våra system måste du säga upp din lägenhet och avflytta.

Om eller när du väljer att flytta kommer samtliga av dina personuppgifter att raderas automatiskt från våra system efter 1 år från det datum då allaeventuella skulder är reglerade. Vill du radera dina uppgifter innan dess är det din rättighet att kontakta oss och meddela oss att du vill bli glömd. Finns det då inga skulder kvar att reglera kommer du att omgående tas bort ur våra system.

Behandlas dina personuppgifter på ett betryggande sätt?
Vi har utarbetade rutiner och arbetssätt för att dina personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt. Utgångspunkten är att endast anställda inom Alebyggen och entreprenörer som vi som organisation har anlitat som har tillgång till dina personuppgifter.

Om du har eller får skyddat identitet tag kontakt med Alebyggen så vi kan hantera detta på ett ändamålsenligt sätt. Våra säkerhetssystem är utvecklade med din integritet och säkerhet i fokus. Vi har rutiner för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas säkert och med minimerad risk för förluster.

Vi överför inte personuppgifter till andra företag eller myndigheter utan ditt medgivande i andra fall än de som uttryckligen anges i denna policy.

När lämnar vi ut dina personuppgifter?
Vår utgångspunkt är att aldrig lämna ut dina personuppgifter till tredje part om du inte harsamtyckt till det eller om det inte är nödvändigt för att uppfylla våra förpliktelser enligt avtal eller lag. I de fall vi lämnar ut personuppgifter till tredje part upprättar vi sekretessavtal samt säkerställer att personuppgifterna behandlas på ett betryggandesätt. Dina personuppgifter är en värdehandling och vi hanterar dem som det..

Ansvar
AB Alebyggen är personuppgiftsansvarig, vilket innebär att vi är ansvariga för hur dina personuppgifter behandlas och att dina rättigheter tas tillvara.